Apa Itu Manajemen Waktu? Manfaat, dan Fungsinya

Waktu yang kita punya adalah 24 jam dalam sehari untuk bisa mempergunakannya dengan tepat dan efisien menurut kebutuhan masing- masing individu. Hanya saja tidak semua orang mengerti atau menggunakan waktu yang mereka punya dengan sebaik mungkin juga bahkan lalai untuk memahami konsep waktu yang berharga. Karena inilah adanya istilah, pemberdayaan dan penerapan time management atau manajemen waktu.

Manajemen waktu merupakan suatu guideline atau panduan yang terdiri dari perencanaan, pengendalian dan struktural cara menggunakan terhadap seberapa banyak waktu yang kita pakai dan gunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Seorang individu harus memahami nilai waktu baginya untuk berhasil dalam aspek kehidupan dan pekerjaan. Orang yang membuang waktu adalah orang yang gagal dalam mengatur pola hidup dan identittas mereka sendiri.

Pengelolaan waktu yang baik dapat membantu Anda untuk meningkatkan kinerja dan karier Anda. Pengorganisasian setiap hari membantu Anda menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, tetap dapat terlibat selama rapat penting dan memberi Anda ruang waktu untuk menjadi kreatif serta proaktif dalam tugas- tugas Anda. Memiliki keterampilan manajemen waktu yang kuat pada akhirnya dapat mengarahkan Anda kepada pencapaian tujuan utama dan memajukan posisi Anda.

Mengenal apa itu manajemen waktu
Manajemen waktu adalah proses perencanaan dan pengendalian secara sadar terhadap waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. Cara ini juga melibatkan tindakan menyeimbangkan berbagai tuntutan terhadap seseorang yang berkaitan dengan pekerjaan, kehidupan sosial, keluarga, hobi, minat pribadi dan komitmen dengan keterbatasan waktu.

Menggunakan waktu dengan efektif memberi seseorang kelebihan juga pilihan untuk mengelola kegiatan menurut keputusan dan kebijaksanaan mereka sendiri. Manajemen waktu biasanya selalu didukung oleh berbagai keterampilan, alat serta teknik yang digunakan untuk mengatur waktu ketika menyelesaikan tugas, proyek dan tujuan tertentu sesuai dengan tanggal deadline (tempoh waktu).

Mulanya manajemen waktu disebut hanya sebatas kegiatan bisnis atau kerja, tetapi istilah ini kemudian diperluas dengan memasukkan kegiatan- kegiatan pribadi. Sistem manajemen waktu adalah kombinasi dari proses, alat, teknik dan metode yang dirancang sedemikian rupa. Manajemen waktu telah menjadi kebutuhan dasar setiap pengembangan proyek sebagai penentu waktu dan ruang lingkup penyelesaian proyek tersebut. Selain itu penting juga untuk memahami bahwa perbedaan teknis dan struktural dalam manajemen waktu ada karena variasi dalam konsep budaya penggunaan waktu.

Manfaat dan fungsi manajemen waktu
Kemampuan seseorang dalam mengatur waktunya secara efektif akan sangat berperan penting dalam segala hal karena penggunaan waktu yang baik akan membawa pada peningkatan efisiensi serta produktivitas yang sesuai target dengan lebih sedikit stres ataupun beban yang tidak penting. Berikut ini adalah manfaat dalam manajemen waktu yang benar :

1. Meningkatkan produktivitas efisiensi dalam pekerjaan
Sebuah manajemen waktu yang baik akan mampu membawa fokus dan perhatian Anda pada target pencapaian. Anda tidak lagi kebingungan dalam menentukan prioritas jika Anda mempunyai manajemen waktu yang tersusun baik.

2. Meningkatkan kepuasan pekerjaan dan peningkatan peluang
Pekerjaan yang selesai tepat waktu dan sesuai tentu akan menambah rasa puas secara pribadi dan memberi Anda lebih banyak kelebihan waktu serta peluang untuk mengeksplorasi peluang- peluang lain yang ada.

3. Mengurangi kadar stress dan tekanan
Dengan tercapainya target pekerjaan dan ketepatan waktu dapat mengurangi beban kerja, stress juga tekanan. Disamping itu Anda juga berpeluang untuk merevisi pekerjaan yang Anda rasa kurang memadai dengan lebih cermat tanpa khawatir.

4. Mencapai target dan tujuan
Target yang diinginkan akan lebih cepat terealisasi dan sasaran yang hendak dituju menjadi jelas serta terselesaikan dalam waktu yang lebih singkat.

Pentingnya keterampilan manajemen waktu
Keterampilan manajemen waktu adalah keterampilan penting karena mereka membantu Anda menyusun pekerjaan Anda dengan cara yang memungkinkan Anda mencapai tujuan. Menyisihkan jumlah waktu tertentu per hari akan membantu Anda menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan pekerjaan. Terutama bagi Anda yang memiliki pekerjaan, Anda kemungkinan memiliki beragam tanggung jawab untuk membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu.

Mempertahankan agenda di kalender Anda, rapat dan tugas diperlukan untuk menjadi sukses dalam peran Anda. Anda sepenuhnya harus dedikasi dan fokus untuk menjalankan keterampilan manajemen waktu yang akan memungkinkan Anda dalam memiliki ruang untuk menjadi kreatif dan lebih aktif mendekati tujuan Anda. Ketika Anda memiliki waktu tertentu yang disisihkan untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda, Anda juga dapat menyediakan waktu untuk memikirkan gambaran besar untuk diri Anda dan perusahaan Anda.

Keterampilan manajemen waktu mencakup berbagai keterampilan yang akan membantu Anda mengatur waktu dengan baik. Beberapa keterampilan manajemen waktu yang paling penting termasuk :

• Peorganisasian
Tetap teratur dapat membantu Anda mempertahankan gambaran yang jelas tentang apa saja yang perlu Anda selesaikan dan kapan. Menjadi terorganisir dengan baik bisa berarti mempertahankan penggunaan kalender jadwal yang konsisten, dengan begini Anda dapat menemukan dokumen-dokumen yang diperlukan dengan mudah, memiliki lingkungan yang rapi dan membuat catatan yang terperinci dan serta menjadi rajin juga disiplin.

• Prioritas
Menilai setiap tanggung jawab Anda dan membuat jadwal prioritasnya adalah kunci untuk menjadi manajer waktu yang baik. Ada banyak cara untuk memprioritaskan apa yang perlu Anda capai. Anda mungkin memutuskan untuk menyelesaikan pekerjaan yang cepat, mudah dan sederhana  kemudian diikuti oleh pekerjaan yang lebih lama dan menuntut ketelitian yang lebih tinggi. Atau Anda dapat memprioritaskan tugas Anda mulai dengan yang paling memakan waktu dan kombinasi keduanya.

• Menentukan tujuan
Menetapkan tujuan adalah langkah pertama untuk menjadi manajer waktu yang baik. Penetapan tujuan memungkinkan Anda untuk memahami tujuan akhir Anda dengan jelas dan apa yang harus Anda prioritaskan untuk mencapainya.

• Komunikasi
Mengembangkan keterampilan komunikasi yang kuat dapat memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan tujuan Anda jelas bagi orang-orang yang bekerja dengan Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan kebutuhan yang memungkinkan Anda lebih fokus menyelesaikan tugas yang paling penting dan relevan yang selaras dengan sasaran Anda.

• Perencanaan
Bagian mendasar dari sebuah manajemen waktu adalah perencanaan yang matang. Jadikan efisiensi dalam merencanakan hari Anda, rapat dan bagaimana Anda akan mencapai hal-hal akan membantu Anda tetap pada jadwal Anda.

• Delegasi atau pembagian tugas
Menjadi pengatur waktu yang baik berarti hanya menyelesaikan pekerjaan yang akan membantu Anda dan perusahaan Anda mencapai tujuan. Meskipun keterampilan ini paling sering dilakukan oleh manajer, Anda juga dapat berlatih tugas pendelegasian tugas jika Anda mengelola proyek. Latih batasan, kemampuan dan pengaturan waktu Anda dengan tidak memaksakan pembagian tugas yang melebihi kapasitas Anda agar semua yang terlibat didalamnya berhasil mencapai tujuan yang sama.

• Mengendalikan stress
Ketika mempraktikkan manajemen waktu yang baik, Anda juga harus memperhatikan kesehatan mental Anda. Menangani stres dengan cara yang positif dapat membantu Anda tetap termotivasi dan berkinerja baik saat menjalani jadwal Anda. Banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk mengistirahatkan pikiran dan tubuh Anda karena tubuh dan pikiran yang sehat akan membantu Anda dalam mengerjakan pekerjaan Anda.

Meluangkan waktu untuk mengembangkan masing-masing keterampilan ini akan membantu Anda mengatur pekerjaan sehari-hari Anda baik bagi Anda yang sedang menjalankan pekerjaan, mencari pekerjaan atau mencoba mengembangkan potensi juga kompetensi baru.

Cara meningkatkan kemampuan manajemen waktu
Mengikuti dan mengerjakan keterampilan manajemen waktu dapat membantu seorang pekerja menjadi karyawan yang lebih baik dan membuat rekam jejak karir Anda lebih terbuka lebar. Dibawah ini adalah beberapa cara untuk membantu Anda meningkatkan kemampuan dan keterampilan manajemen waktu :

1. Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang
Mempraktikkan penetapan tujuan secara teratur dapat membantu Anda memahami dengan jelas apa yang perlu Anda capai untuk mencapai hasil tertentu. Untuk mencapai sasaran jangka panjang yang lebih besar, identifikasi sasaran pencapaian yang lebih kecil di sepanjang jalan. Misalnya, jika Anda memiliki tujuan untuk dipromosikan dalam waktu enam bulan, Anda mungkin perlu menetapkan tujuan yang lebih kecil untuk meningkatkan keterampilan tertentu. Sasaran Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbasis waktu.

2. Atur penggunaan jadwal di agenda kalender
Sisihkan waktu untuk menyelesaikan tugas paling utama dan terdepan dalam daftar Anda adalah penting untuk mengatur waktu Anda. Anda dapat mempertimbangkan metode memblokir kurun waktu tertentu di kalender Anda secara teratur sehingga Anda dijamin dapat memiliki waktu dalam jadwal Anda tanpa gangguan atau pertemuan.

Anda juga harus mempertimbangkan apakah menghadiri pertemuan tertentu bermanfaat atau tidak. Jika Anda merasa suatu pertemuan itu tidak akan menambah nilai atau berkontribusi dengan cara tertentu, Anda dapat menolak pertemuan tertentu. Apabila Anda menolak suatu undangan rapat, makan gunakan kebijaksanaan dalam bersikap sopan santun dengan mengirimkan email kepada pengundang rapat untuk memberi tahu mereka mengapa Anda menolak.

3. Menempatkan perkerjaan utama lebih dulu
Prioritas adalah sebuah keterampilan yang sulit tetapi akan menjadi lebih mudah dengan latihan yang konsisten. Anda dapat mempraktikkan penentuan prioritas dengan membuat daftar-daftar apa saja yang termasuk dalam desk job yang harus Anda lakukan. Menulis atau mengetik semua yang perlu Anda lakukan dapat membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas yang paling mendesak atau mudah untuk dilakukan.

Jika Anda memerlukan bantuan, Anda dapat mempertimbangkan untuk bertanya kepada manajer atau kolega Anda yang pandai dalam pembagian prioritas pekerjaan mereka. Memahami tanggal tenggat waktu dan bagaimana tugas itu dikerjakan mempengaruhi orang lain dan sasaran bisnis Anda.

Kesimpulan dan penutup
Tampaknya tidak pernah ada cukup waktu dalam sehari. Tetapi, karena setiap individu semua mendapatkan 24 jam yang sama, mengapa beberapa orang mencapai lebih banyak waktu dan berhasil mengerjakan pekerjaan mereka dengan tepat waktu daripada yang lain? Jawabannya adalah terletak pada kemampuan manajemen waktu yang baik.

Orang-orang yang berprestasi tinggi berhasil mengelola dan menerapkan penggunaan waktu mereka dengan sangat baik. Dengan menggunakan teknik manajemen waktu di atas, Anda dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk berfungsi lebih efektif  bahkan ketika waktu Anda terbatas dan mendapat tekanan. Manajemen waktu yang baik membutuhkan perubahan penting dalam fokus dari kegiatan untuk mendapatkan hasil nyata karena menjadi sibuk itu tidak sama dengan menjadi produktif.

1. Menghabiskan hari Anda dalam hiruk-pikuk aktivitas yang tidak tertata seringkali kurang berhasil, karena Anda membagi perhatian Anda diantara begitu banyak tugas yang berbeda tanpa prioritas. Manajemen waktu yang baik memungkinkan Anda bekerja lebih cerdas bukan lebih keras sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.